Spisywanie protokołów

Według  art. 104 Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz. U. 1991 Nr 22 poz. 91). notariusz spisuje protokoły:

• walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych;
• dziedziczenia,
• w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń,
• na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa strony drugiej.

Protokoły są także sporządzane i spisywane w innych sytuacjach, wymienionych w ustawie, jak np. przyjmowanie dokumentów na przechowanie (art. 107 ustawy Prawo o notariacie), papierów wartościowych albo pieniędzy w walucie polskiej lub obcej (art. 108 ustawy Prawo o notariacie).

Protokoły stanowią odtworzenie obiektywnej prawdy, związanej z przebiegiem czynności notarialnych.

Notariusz spisuje protokół w formie aktu notarialnego. Obowiązek spisania protokołu w formie aktu notarialnego może wynikać z:

• ustawy,
• umowy,
• statutu,
• regulaminu,
• inne akty wewnętrzne podmiotów, których treść uchwalili członkowie lub założyciele .

Zgodnie z art. 104 § 2 prawa o notariacie – jeżeli statut osoby prawnej lub przepis szczególny nie  stanowią inaczej, protokół podpisują przewodniczący zgromadzenia oraz notariusz.

Opłaty związane ze spisywaniem protokołów wynikające z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz. U.2013 poz. 237) wynoszą:

• za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub walnego zgromadzenia spółdzielni,
  wyjątek: protokół dokumentujący podwyższenie kapitału zakładowego spółki, kiedy to wynagrodzenie notariusza naliczane jest zgodnie z §3 rozporządzenia na podstawie różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego: 750 zł + 23% VAT;
• za sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia akcjonariuszy,
  wyjątek: protokół dokumentujący podwyższenie kapitału zakładowego spółki, kiedy to wynagrodzenie notariusza naliczane jest zgodnie z §3 rozporządzenia na podstawie różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego: 1100 zł + 23% VAT;
• za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników innej spółki, niż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna albo protokołu posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego: 500 zł + 23% VAT;
• za sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej: 300 zł + 23% VAT;
• za sporządzenie protokołu zawierającego oświadczenie towarzystwa funduszy inwestycyjnych o zmianie statutu funduszu inwestycyjnego: 1000 zł + 23% VAT;
• za sporządzenie protokołu niedojścia do skutku licytacji, przetargu lub losowania nagród: 100 zł + 23% VAT;
• za sporządzenie protokołu przyjęcia dokumentu na przechowanie: 50 zł + 23% VAT, a za przechowanie dokumentu, od każdego dokumentu, za każdy rozpoczęty miesiąc: 20 zł + 23% VAT;
• za sporządzenie innego protokołu: 200 zł + 23% VAT.