Akt notarialny

Problematykę aktów notarialnych reguluje Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz. U. 1991 Nr 22 poz. 91), rozdział 3, art. 91-95. Akt notarialny jest szczególną formą dokumentu urzędowego stwierdzającego treść danej czynności prawnej, sporządzonego przez notariusza- gdy wymaga tego prawo lub taka jest wola stron.

Akt notarialny można podzielić na pięć zasadniczych części:

komparycję (obejmującą miejsce i datę zawarcia aktu oraz dane stron i sposób stwierdzenia ich tożsamości);
treść aktu;
część dotyczącą podatków, opłaty sądowej i taksy notarialnej;
stwierdzenie o odczytaniu, przyjęciu i podpisaniu aktu;
podpisy osób stawających i notariusza.

Akt notarialny powinien zawierać:

dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony – godzinę i minutę
rozpoczęcia i podpisania aktu;
miejsce sporządzenia aktu;
imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – ponadto imię i nazwisko tej osoby;
imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy
sporządzaniu aktu;
oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty;
stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;
stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany;
podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
podpis notariusza.

Jeżeli prawo przewiduje formę szczególną dla dokonania danej czynności prawnej, to dla jej ważności potrzebna jest właśnie ta forma szczególna (ad solemnitatem – w formie aktu notarialnego).

Ustawa zastrzega formę aktu notarialnego między innymi dla:

oświadczenia woli osoby nie mogącej czytać (art. 80 k.c.);
umowy zobowiązującej do przeniesienia własności nieruchomości i umowy przenoszącej własność w wykonaniu istniejącego zobowiązania (art. 158 k.c.);
oświadczenia o zrzeczeniu się własności nieruchomości (art. 179 k.c.);
umowy o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste, o przedłużenie użytkowania wieczystego i umowy przenoszącej użytkowanie wieczyste (art. 234, 236 § 3 i 237 k.c.);
oświadczenia właściciela nieruchomości o ustanowieniu na niej ograniczonego prawa rzeczowego (art. 245 § 2 k.c.);
oświadczenia o wykonaniu prawa odkupu lub prawa pierwokupu w stosunku do nieruchomości (art. 593 § 2 i 597 § 2 k.c.);
oświadczenia darczyńcy w umowie darowizny (art. 890 k.c.);
umowy o dział spadku obejmującego nieruchomość (art. 1037 § 2 k.c.);
umowy o zrzeczenie się dziedziczenia (art. 1048 k.c.);
umowy zbycia spadku (art. 1052 § 3 k.c.);
umowy spółki komandytowej (art. 145 k.h.);
umowy lub aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 162 § 1 k.h.);
protokołu zawierającego uchwałę o zmianie umowy spółki z o. o. (art. 254 § 2 k.h. w związku z art.104 § 4 prawa o notariacie);
aktu zawiązania i statutu spółki akcyjnej ( art. 314 k.h.);
protokołu zawierającego uchwałę walnego zgromadzenia spółki akcyjnej (art. 412 k.h. w związku z art. 104 § 4 prawa o notariacie);
oświadczenia woli o ustanowieniu fundacji (art. 3 ust. 1 ustawy o fundacjach);
oświadczenia woli o założeniu uczelni niepaństwowej (art. 16 ust. 1 ustawy o szkolnictwie wyższym);
umowy majątkowej małżeńskiej (art. 47 § 1 k.r.o.);
umowy lub oświadczenia o ustanowieniu odrębnej własności lokalu (art. 7 ust. 2 ustawy o własności lokali);
pełnomocnictwa do dokonania czynności prawnej, dla której wymagana jest forma aktu notarialnego (art. 99 § 1 k.c.);
zgody osoby trzeciej na dokonanie czynności, dla której wymagana jest forma aktu notarialnego (art. 63 § 2 k.c.);
umowy rolnika z następcą oraz umowy zawartej w celu wykonania tej umowy (art. 85 ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników), – oświadczenia dłużnika o poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c.);
statutu towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych (art. 23a ustawy o działalności ubezpieczeniowej w związku z art. 308 k.h.);
pełnomocnictwa na podstawie art. 31 ust. 4 prawa bankowego.

Notariusz może również sporządzić akt notarialny na wyraźne żądanie stron.

Oryginały aktów notarialnych są przechowywane przez notariusza, który je sporządził, przez okres 5 lat. Po upływie pięcioletniego okresu oryginały przekazywane są do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.